Sinds een paar weken ben ik begonnen op de tweede pilotschool de 'Park Stokhorstschool' die overgaat op Office365. Gisteren zijn ze daadwerkelijk overgegaan op 'Teams' en is de server nagenoeg leeg. Alleen voor LOVS (leerlingvolgsysteem) is het noodzakelijk om dit via de server te doen, totdat deze dienst ook 'Cloudbased' gaat werken.
Bij de eerste pilotschool kwam ik pas binnen nadat de technische overgang al was geweest. Alles wat op de server stond werd in één team 'algemeen' overgegoten. Wat je dan krijgt is dat ons oude 'klikgedrag' meeverhuisd naar Teams. Op de server was het juist handig om mapjes in mapjes te doen, want dat staat dan zo lekker opgeruimd. Iemand die de weg niet kent (invaller, nieuwe collega) had zo ongeveer een 'klik-handleiding' nodig, maar voor de vaste werknemers was het vaak een bekende (maar soms irritante) route.
Op Teams werkt het net even anders: je maakt een Team aan met een bepaald onderwerp, b.v. 'commissies' en daaronder maak je de kanalen aan die bij dat team passen, b.v. kerst, Sinterklaas, pasen, etc. Op de server had je die mapjes waarschijnlijk ook staan met dezelfde naam.
In een kanaal vind je niet alleen de bestanden terug over dit onderwerp, maar heb je ook de gelegenheid om daarover te communiceren. Wat je dus voorheen via de mail deed kan je dan kwijt in het kanaal van de betreffende commissie.
Bovendien hoef je het document niet meer te mailen naar 30 collega's en voor iedere wijziging versie 2, 3 of 4 te versturen. Alle collega's kunnen bij dat ene document en je hebt daar altijd de laatste aangepaste versie staan. Heel AVG dus. Belangrijke wijzigingen zoals tijden of iets dergelijks vertel je natuurlijk wel even in het kanaal.
Je kunt ieder kanaal verschillend inrichten door er een website, PDF of andere app zoals Planner aan toe te voegen. Daar ga ik nog eens een andere blog over maken, want anders wordt het wel ineens een erg uitgebreide blog.
Op de Park Stokhorst heb ik verteld wat we hebben geleerd van de eerste pilot, namelijk het belang van een goede voorbereiding op de migratie naar Teams. Op de Kingschool was dit veel minder gebeurd en daar zijn ze na een paar maanden nog steeds bezig met het herinrichten van de teams/kanalen.
Bij een verhuizing hoort ook opruimen en weggooien. Dat betekent kritisch kijken naar de bestanden op de server en opschonen. Alle bestanden die persoonlijk zijn en die met je (voorgaande) groep te maken hebben verhuizen naar je persoonlijke omgeving: je OneDrive. Hier waren ze al voor de zomervakantie mee gestart.
Welke Teams bij jouw school passen is voor iedere school denk ik weer anders, maar je kunt wel een aantal 'standaard teams' bedenken zoals 'Algemeen', 'Commissies', ' MR', 'Onderbouw', 'Middenbouw', 'Bovenbouw', etc.
Op de 'Park Stokhorstschool' hebben ze goed nagedacht van tevoren over welke Teams handig zouden zijn. Je moet dan vooral denken aan welke onderwerpen er veel over de mail/Whatsapp gaan en standaard terugkerende zaken in een schooljaar. De onderwijskundig ICT-ers hebben samen met de teamleden en directie een blauwdruk gemaakt op de Padlet die je hieronder ziet. Iedere kolom staat voor een Team en daaronder zie je de kanalen. (Je kan met je muis/vinger navigeren op de Padlet van link-naar-rechts en scrollen in de kanalen) Op de server was dezelfde structuur terug te vinden zodat de migratie naar Teams ordelijk verliep. De computers waren die dag wel supersloom, want er gaat dan wel heel veel data heen-en-weer!
Het personeel heeft van mij een stoomcursus 'Teams' gekregen. Dat valt niet mee hoor! Het is alsof je een nieuwe telefoon krijgt van een ander merk. Helemaal nieuw en spannend, maar waar staat alles nou en hoe werkt dat ding nou precies? Je leert natuurlijk het meeste in de praktijk, dus vanaf nu is het vooral een kwestie van DOEN! Geen e-mail meer voor interne zaken en ook niet meer met elkaar whatsappen over schoolse zaken. Dat kan allemaal via Teams, want je kunt ook gewoon met elkaar chatten of een groepschat aanmaken.
De volgende stap voor de Stokhorstschool is het aanmaken van een onder- en bovenbouwteam en de documenten die zij op hun OneDrive hadden gezet uploaden in de kanalen die zij handig vinden. Je kunt dan denken aan een kanaal 'vergadering' waarin je ook de agenda en de notulen deelt en andere onderwerpen die vaker in je bouw aan bod komen.
Je kunt beter teveel kanalen aanmaken dan te weinig. Ook al communiceer je maar 1 keer per jaar in dat kanaal, de bestanden staan daar niet in de weg en je ziet meteen weer wat er destijds over gecommuniceerd was.
Ik ben erg benieuwd hoe deze pilot verder zal verlopen met de verbeteringen meegenomen vanuit de vorige pilot. Maandag ga ik daar weer even 'flexwerken' zodat ik ook kan meemaken wat de vragen zijn en helpen daar waar nodig.