Het liefst zou ik helemaal van de mail afstappen wanneer het gaat om interne communicatie. Dit toekomstbeeld komt binnen mijn stichting steeds dichterbij, want 18 van de 34 scholen zijn over naar 'the Cloud" en daar is Teams hét platform waar zij in communiceren, delen en samenwerken. Mail is dan bedoeld voor communicatie met externen met als gevolg dat je in die digitale zoekbak veel minder (lees)werk hebt.
In totaal kom ik 4 keer op alle scholen omdat ik geloof in de kracht van de herhaling én dat je pas echt anders gaat werken als je weet waarom en hoe het efficiënter werkt dan op de oude manier. Bovendien zijn heel veel apps nog onbekend bij het onderwijspersoneel zoals Forms, Whiteboard, Planner, OneNote maar ook OneDrive is vaak niet ingeburgerd. Op elke school zijn de bijeenkomsten iedere keer weer anders doordat je steeds verschillende vragen krijgt. Persoonlijk ben ik gek op vragen, dat betekent dat diegene echt geïnteresseerd is en open staat voor nieuwe dingen. Normaliter duurt het gemiddeld 28 dagen voordat je je een nieuwe gewoonte eigen maakt. De mens heeft nou eenmaal de neiging om de gemakkelijkste weg te kiezen en dan verval je al snel in -zoals een collega zo mooi zei- 'het oude denken'.
Op dit moment dwingt de Coronacrisis ons om onze dagelijkse manier van lesgeven aan te passen op een manier die niet meer plaatsafhankelijk is. De leraar kan lesgeven vanuit huis aan leerlingen die in de klas zitten en leerlingen die vanuit huis de les volgen. De leraar kan in de klas ook leerlingen die thuis zitten van onderwijs voorzien. Binnen ons bestuur is autonomie een groot goed en mogen scholen zelf kiezen hoe ze dit willen realiseren. Dat leidt soms tot grote verschillen en soms tot onwenselijke situaties zoals in de eerste Coronagolf een school die lesgaf via Instagram. Welke oplossingen er worden gekozen is sterk afhankelijk van het (digitale) referentiekader van het zittende personeel en dat is nou eenmaal niet bij iedereen even groot of rijk. Wel hebben we allemaal de beschikking over Microsoft 365 en wordt de vraag vanuit de scholen steeds groter om meer te weten te komen over hoe dit kan worden ingezet bij het realiseren van plaatsonafhankelijk onderwijs.
Dat je weet hoe je bestanden maakt en deelt op Teams is nog geen garantie dat je de transfer naar andere gebieden kunt maken. Stel je de volgende (op waarheid gebaseerde) situatie eens voor:
Je bent een leerkracht in de bovenbouw en je draait samen met je collega de groep. "De kinderen moeten huiswerk maken en deze per mail retourneren. Als ze het huiswerk naar mij mailen, kan mijn duo deze niet bekijken. En als ze deze naar ons beiden sturen weten we van elkaar niet welke mail al bekeken en beantwoord is. We zijn dus op zoek naar een andere manier om dit samen bij te kunnen houden. Idee: Als we een mailadres aanmaken en deze mailbox gekoppeld wordt aan mij en mijn duo dan kunnen we beide deze mailbox bijhouden."
In 2009 was dit denk ik nog niet zo'n gekke oplossing geweest, maar anno 2020 kan dit gelukkig anders.
Werken met leerlingen in een klasteam is natuurlijk oplossing nummer 1, maar wat nou als je dit net een stap te ver vindt op dit moment?
Binnen OneDrive (je eigen persoonlijke omgeving binnen Microsoft 365) kan je de toegang beheren tot bepaalde mappen. Wanneer je mapjes aanmaakt voor alle leerlingen in je groep en je stelt de toegang in voor je duo en de desbetreffende leerling heb je al de antwoorden op bovenstaande probleemstelling. De leerling ziet de map in zijn/haar OneDrive staan bij 'gedeeld met mij'. Ook wanneer een leerling een nieuw bestand aanmaakt binnen die map is het inzichtelijk voor jou als leerkracht (en duo). Is het nagekeken? Geef dit dan aan in de bestandsnaam met bijvoorbeeld jouw initialen erachter of sleep het naar een mapje met de titel 'nagekeken' (wel binnen de gedeelde map natuurlijk). Zo voorkom je dubbel werk en bovendien een hoop zoek- en structureerwerk in je mailbox.
In deze instructie laat ik je zien hoe je de toegang kan beheren tot mappen in OneDrive:
Bedenk wel dat dit in verhouding tot het werken binnen een klasteam maar een surrogaatoplossing is.. Het werken binnen Teams biedt veel meer mogelijkheden, maar heb of wil je (nog) niet met leerlingen in Teams aan de slag dan is dit een betere oplossing dan mailen met je leerlingen.
Ik heb een hele playlist gemaakt over het werken in OneDrive en dit filmpje is daar onderdeel van. Ben je benieuwd naar de hele playlist?
Kijk dan op mijn YT kanaal https://www.youtube.com/playlist?list=PLX-Erwj-VbS0Rm1RXIKR1CSnfsJ-1kpLe en abonneer je gelijk voor nog meer handige tips op het gebied van Microsoft 365
Binnenkort lees je deel 3 van de serie blogs over "e-mailfrustraties".
Wil je weten wanneer? Abonneer je dan op mijn blog.