Het liefst zou ik helemaal van de mail afstappen wanneer het gaat om interne communicatie. Dit toekomstbeeld komt binnen mijn stichting steeds dichterbij, want 17 van de 34 scholen zijn al over naar 'the Cloud" en daar is Teams hét platform waar zij in communiceren, delen en samenwerken. Mail is dan bedoeld voor communicatie met externen met als gevolg dat je in die digitale zoekbak veel minder (lees)werk hebt.
Toch komt het nog regelmatig voor dat ik mailtjes ontvang waar mijn nekharen overeind van gaan staan. Zo vaak zelfs dat ik inspiratie heb gevonden om hierover meerdere blogs te maken met daarbij natuurlijk een slimme oplossing. Want buiten het feit dat ik wat frustratie kwijt kan zou het mooi zijn wanneer deze blog bijdraagt aan jouw digitale vaardigheden.
Stel je de volgende (op waarheid gebaseerde) situatie eens voor:
Je ontvangt een mailtje gericht aan jouw hele team over de aankomende ouderavond. In ieder lokaal wordt een workshop gegeven aan ouders en het is de bedoeling dat iedereen zich verdeelt over de verschillende lokalen/onderwerpen. In diezelfde mail staat een schema en de vraag van de mailer: "Graag even 'allen beantwoorden' en je naam noteren in het schema."
Misschien denk je: wat is er mis met deze mail? Het schemaatje is al een verbetering, want je ziet ook vaak een nog (voor de ontvanger) arbeidsintensievere werkwijze waarbij iedereen de ontvanger zijn/haar keuze mailt en breng dat dan maar eens in kaart... Wat een nachtmerrie!
Als geadresseerde zie je hetzelfde mailtje iedere keer weer voorbij komen (nee bedankt!) en het risico bestaat dat de mail op een gegeven moment niet meer leesbaar is: mensen gaan tegelijkertijd terug mailen waardoor er toch mensen op dezelfde tijd staan, sommigen weten niet goed hoe ze 'allen moeten beantwoorden', mensen reageren niet op de laatste reply, een deel van de opmaak gaat verloren en in iedere reply staat die lange lijst met geadresseerden en zo raak je al snel het overzicht kwijt.
Gelukkig zijn er slimmere oplossingen voor dit soort situaties: je maakt een link naar een gedeeld document vanuit je OneDrive die je plakt in de mail. Iedereen heeft dan toegang tot dit ene document met bijvoorbeeld het inschrijfschema en jij als mailer hebt er geen (extra) werk meer aan om alles in kaart te brengen.
In deze instructie laat ik je zien hoe je een link naar een gedeeld document maakt en hoe je dit in een mail kunt verwerken.
Wanneer je dit voor het eerst doet is het wel handig dat je mensen even wijst op het feit dat ze het document (nadat ze hun naam hebben ingevuld) gewoon kunnen sluiten (niet op zoek gaan naar de 'opslaan' knop) en in geval van een fout de optie om links bovenin gebruik te maken van het pijltje terug.
Ik heb een hele playlist gemaakt over het werken in OneDrive en dit filmpje is daar onderdeel van. Ben je benieuwd naar de hele playlist?
Kijk dan op mijn YT kanaal https://www.youtube.com/playlist?list=PLX-Erwj-VbS0Rm1RXIKR1CSnfsJ-1kpLe en abonneer je gelijk voor nog meer handige tips op het gebied van Microsoft 365
Binnenkort lees je deel 2 van de serie blogs over "e-mailfrustraties".
Wil je weten wanneer? Abonneer je dan op mijn blog.