We mogen ook bij partners van Microsoft langs om van hen te leren. Zo waren we laatst bij 'Work 21'. Zij adviseren organisaties, trainen en coachen professionals en realiseren gedragsveranderingen vanuit vier diensten: adoptie van nieuwe technologie, slim werken & organiseren, leiderschap en vitale teams.
We werden hartelijk ontvangen door Loes van Dril. Zij is nog maar net begonnen bij work21. Tom Cooijmans en Jessy Winkels schoven later in het overleg ook aan. Gonny Vink heb ik ook nog kort gesproken.
work21 begeleidt bedrijven zoals Pro-Rail en Enexis, maar ook scholen zoals Saxion en de Universiteit van Wageningen.
Ieder traject is weer uniek. Soms is het alleen een training (knoppencursus), maar het is veel krachtiger om vanuit een behoefte te werken. Geen enkele organisatie is hetzelfde. work21 bekijkt met behulp van de urgent-o-meter wat nodig is bij de adoptie van nieuwe manieren van werken en organiseren. Dit helpt organisaties de keuze te maken welke interventie- en adoptie-strategieën geschikt zijn voor de organisatie en type medewerkers.
Net als Microsoft werken zij dus met adoptie: dit gaat dus een stap verder dan alleen maar een uitleg over de mogelijkheden en dan verwachten dat er een verandering in gedrag gaat ontstaan binnen een organisatie. Meer halen uit Office 365 vergt aanpassing in mens (gedrag, kennis en vaardigheden), organisatie (werkafspraken en beleid) en technologie. work21 realiseert meerwaarde met Office 365 met behulp van praktische werkscenario’s zoals: slim omgaan met mail en agenda (Outlook), korte vragen snelle antwoorden (Lync/Skype for business), slim samenwerken aan documenten (SharePoint), slim noteren kan je leren (OneNote) en starten met Office 365 (communicatiematrix).
Binnenkort ga ik mee met Jessy om een training bij te wonen en meer te horen over de verschillende scenario's. Ik vind het heel mooi dat er gewerkt wordt vanuit een behoefte: zeg: meer samenwerking stimuleren. Wanneer je dit als doel hebt kan je kijken wat daarbij nodig is. Dit gaat verder dan alleen maar een handige digitale tool inzetten. Daar horen ook (gedrags-)afspraken bij. Wanneer je dat meeneemt in je digitale transformatie denk ik dat het veel krachtiger is en dat mensen eerder geneigd zijn om daadwerkelijk hun werkwijze aan te passen.
Ik ga al een tijdje mee in het onderwijs en zo heb ik verschillende transformaties doorlopen in ons dagelijks werk. Vroeger, zeg een jaar of 15 geleden hadden we allemaal nog een eigen postvak waarin dagelijks nieuwe papieren werden neergelegd: b.v de agenda voor de teamvergadering, notulen, etc. Op een gegeven moment werd dit afgeschaft en werd dit via de mail verstuurd. Daar was niet iedereen (meteen) enthousiast over. Mail was überhaupt nog een vrij onbekend fenomeen in ons werk als leerkracht. IB en directie werkten daar uiteraard al meer mee want zij hadden meer contact met externen. Langzamerhand werd dit voor leerkrachten ook meer de gewoonte en kregen we allemaal een schoolmailadres. De weerstand die er in eerste instantie was is in de loop van de tijd verdwenen, maar of het echt efficiënter is geworden? Ik vraag het me af. In plaats van alle uitgeprinte agenda's in de postvakjes worden die nu gestuurd naar de mailadressen. Dit gaat misschien wel iets sneller, maar nog steeds printen de meesten hun agenda uit en schrijven de aantekeningen daarop. Een en ander verdwijnt weer in de papierbak. Op z'n hoogst schrijf je wat op je 'to do lijstje' over, maar dat was het dan ook wel. Een oude werkwijze (in het postvak) in een nieuw jasje, maar feitelijk niks nieuws.
Zou je dit echt efficiënter willen maken dan zou je dit in Teams kunnen doen. Je hoeft dan de agenda niet te mailen naar de betrokken collega's, zij kunnen zelf bij de bestanden in dat betreffende team. Last minute wijzigingen kunnen ten alle tijden worden gemaakt, je hoeft niet weer een gewijzigde agenda te mailen. Voor jezelf kan je aantekeningen maken tijdens de vergadering in Onenote, zodat je die gemakkelijk er nog eens erbij kan pakken. Of weggooien natuurlijk ;) Wanneer er vooraf aan de vergadering iets niet duidelijk is kan je daar via de chat een vraag over stellen. Dit kan aan 1 persoon door diegene te vermelden (door @ voor de naam te zetten) of aan iedereen te richten. Het is dan wel zichtbaar voor iedereen. Op die manier is het veel transparanter. Want we zijn allemaal al zo druk, je mist gemakkelijk iets. In Teams hou je alles bij elkaar netjes en de informatie gerangschikt . Een deeltijder kan op die manier ook beter bijhouden wat er gecommuniceerd wordt op niet werkdagen.
Wanneer je vanuit een behoefte een verandering in gaat zetten heeft het meer kans van slagen dan wanneer je alleen een mooie tool gaat introduceren. Ik geloof dat digitale transformatie kan bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers en het werken efficiënter kan maken .
Bedankt voor jullie hartelijke ontvangst bij work21 en ik kijk ernaar uit om meer van jullie te leren!
"Het gaat uiteindelijk niet om de technologie maar om wat mensen ermee doen"