'Kick off O365 op de Kingschool'

Afgelopen dinsdag was ik op de dr. Martin Luther Kingschool in Denekamp voor een inspiratiesessie. Zij zijn een (pre)pilotschool binnen Consent die overgaan op Office365.

Voor de vakantie had ik al kennis gemaakt met Magda (directeur), Daan (onderwijskundig ICTer) en de rest van het team tijdens een teamvergadering. In die teamvergadering vertelden Stef en Arno van Sigmax over het technische deel dat zij hebben verzorgd: alle bestanden die op de server stonden zijn overgezet in de 'Teams omgeving'. Zij zijn dus nu volledig overgegaan naar 'the cloud'.

Mooi, maar wat nu? Verandert dit de manier van werken van de leerkrachten die daar werken? Als het aan mij ligt wel. De afgelopen maanden heb ik gezien wat 'Teams' kan betekenen voor efficiëntere communicatie binnen teams. Daar is voor mij een rol weggelegd in de begeleiding van deze school.

Teams kent heel veel mogelijkheden om de samenwerking en de communicatie slimmer in te richten, maar wanneer je die niet kent bestaat het gevaar dat je gewoon weer op de oude voet verder gaat. Wel in 'the cloud', dat dan weer wel. Een oude werkwijze in een nieuw jasje. Zo is dat eigenlijk ook gegaan met de overgang van het postvak naar de mail. Vroeger (ik word oud..) kreeg je b.v. de agenda voor de teamvergadering in je postvak. Je maakte aantekeningen op je agenda, zette het in je agenda en gooide de agenda vervolgens weer weg. Sommige collega's deden het in een map, maar ik kan me voorstellen dat die op den duur ook in de papierbak belandde. Tegenwoordig is je mail eigenlijk je oude postvak en bovendien is de handelswijze hetzelfde gebleven alleen print je hem nu zelf uit.

Mail is ook dé manier om alle overige communicatie binnen te krijgen. Het lezen van mail neemt veel tijd in beslag. Ben je deeltijder? Dan wordt er wel van je verwacht dat je helemaal bij bent met het lezen van de mail wanneer je weer begint. Het is inmiddels een onoverzichtelijke brei geworden in die mailbox. Zo onoverzichtelijk zelfs dat ik soms zeker weet dat ik iets heb ontvangen, maar dat ik hem echt niet meer terug kan vinden. Dat komt b.v. omdat het onderwerp niet klopt met de inhoud ("Nu met bijlage" is het meest verstuurde mailtje). Soms vraag ik dan noodgedwongen een collega of hij/zij het mailtje dan weer naar me wil doorsturen. Je kunt er best wat tijd aan kwijt zijn aan dit soort bezigheden. Het zou dus tijd kunnen besparen wanneer we van deze werkwijze af zouden zijn.

"Delen is het nieuwe mailen"

Klinkt mooi zou je zeggen, maar hoe dan? Door niet meer te mailen! Helemaal niet meer? In elk geval intern niet. Dat scheelt waarschijnlijk al meer dan de helft en je kunt je de nieuwe manier van werken eigen maken in een veilige omgeving. Ook in het kader van AVG is het onwenselijk om documenten met gevoelige informatie te mailen, voordat je het weet ben je een datalek.. Iedereen binnen binnen Consent heeft (straks) de mogelijkheid om in 'Teams' te gaan werken en kan dus, mits lid van het juiste team bij dat ene bestand in de Cloud.

Ik zal een praktijkvoorbeeld geven: stel de directeur maakt iedere week een nieuwsbrief en mailt deze aan al het personeel.aan al het personeel. Het hele team heeft dan dit document in zijn/haar bezit en na het lezen ervan is het eigenlijk klaar. Misschien dat je nog eens iets wil nalezen of opzoeken en je dus op zoek moet naar die nieuwsbrief' in je mailbox. Herkenbaar? :)

Hoe ziet dat er dan uit in 'Teams'? Je maakt een kanaal aan waarin alle personeelsleden zitten. Daarin kan je kanalen aanmaken, zeg maar 'de tabjes in je multomap'. Een van de kanalen zou 'nieuwsbrief' kunnen zijn. De directeur plaatst iedere week de nieuwsbrief in dat kanaal. Indien gewenst kan dat ook medegedeeld worden in de chat op dat kanaal. Alle nieuwsbrieven blijven op die plek en mocht er iets niet kloppen in de nieuwsbrief? Dan kan je hem daar gewoon wijzigen en in de chat laten weten dat je dat gedaan hebt. Altijd de juiste versie bij hand wanneer je hem nodig hebt. En mailen is dus niet (meer) nodig!

Wanneer je het hele team wil bereiken of een persoon in het bijzonder gebruik je (net als bij Whatsapp) het @teken voor de naam. Heet het team/kanaal 'Algemeen'? Dan zeg je dus "@Algemeen de nieuwsbrief is klaar voor week 19." en dan krijgt het hele team de melding dat er een bericht is. Anders niet, maar dan wordt het kanaal vetgedrukt. Dat is een teken dat er een bericht is, maar er is geen actie van jou nodig. Wel zo handig dat die vraag bij het juiste kanaal gesteld wordt. Heb je een vraag die niet nuttig is voor de rest? Dan kan je ook (privé)chatten in 'Teams'. Volgens mij is dat vrij makkelijk aan te leren, want de meesten van ons zijn deze structuren al wel gewend in Whatsapp.

Zelfs videochatten is mogelijk. Bij de 'Kick off' hebben we hier gelijk gebruik van gemaakt: 2 collega's volgden de presentatie vanuit huis doordat ik mijn scherm met hun deelde. Ideaal! Het is zelfs mogelijk om alles op te nemen en later terug te kijken.

Welke teams je aanmaakt en de inrichting van de kanalen is dus wel erg belangrijk. Maak je een kanaal aan in het algemene team voor een commissie of een apart team voor de 'Sinterklaascommissie'? Het gevaar bestaat dat wanneer de voorbereidingen aan de gang zijn je als niet-commissielid toch weer info tot je krijgt die niet perse voor jou bedoeld is. Dan kan je dus ervoor kiezen om een groepschat voor de Sintcommissie aan te maken en alleen de zaken die er toe doen voor het hele team te delen in het kanaal van de Sinterklaascommissie. In de groepschat heb je dezelfde opties, dus kan je ook bestanden etc. met elkaar delen.

Chatten is natuurlijk niet enige vorm van communicatie, want je kan b.v. een Notebook aanmaken waarin je samen brainstormt of een 'Whiteboard' met een woordweb/brainstorm erop of een presentatie. Allerlei soorten media kan je delen in 'Teams'.

Onder het tabje 'bestanden' vind je alle bestanden die gedeeld zijn in dat kanaal.

Voor de Kingschool hebben we gekozen (tot nu toe) voor een team 'Algemeen' , ' onder- en bovenbouw' 'MR' en 'OR'. Waarschijnlijk komt daar nog een 'IB' team bij. Ik ben benieuwd, want de praktijk zal het gaan uitwijzen. De afspraak is om niet meer te mailen, maar wanneer je (nog) niet het juiste team/kanaal hebt daarvoor kom je er natuurlijk niet onderuit. En wanneer er externen bij zitten natuurlijk.

Er zijn verschillende soorten teams die je kan aanmaken. Binnen Consent kunnen we dat nog niet zelf. Dit gaat nu via ICT beheer en Sigmax. In de toekomst gaat dit hopelijk veranderen, want op de server konden we ook gewoon zelf mapjes en bestanden aanmaken. Maar ik begrijp dat we hier eerst nog onze weg in moeten gaan vinden.

Het uiteindelijke doel is om ook klassenteams aan te maken waar dus ook leerlingen inzitten. Op die manier heb je altijd de opdrachten en gemaakt werk per leerling keurig gerangschikt. Je kan toetsen en andere opdrachten klaarzetten. Denk maar eens aan zaken als de weektaak. Iedere leerling werkt dan in zijn eigen Class Notebook waar jij als leerkracht bij kan, maar ook (indien gewenst) de ouders. Je kunt daarin verschillende rechten geven: alleen lezen bijvoorbeeld. Gemaakt werk uitprinten is dan niet meer nodig!

Op 11 juni kom ik weer bij de Kingschool en gaan we het hebben over o.a. OneNote, Class Notebook en Whiteboard. Ik ben heel benieuwd hoe het communiceren voor ze werkt in Teams en ik heb heel veel zin in het vervolg!

#Teams #O365 #Kingschool #Consent