Sinds 1 juli moeten scholen en andere instellingen bezoekers registeren i.v.m. het bron- en contactonderzoek voor COVID 19. Voor mijn werk kom ik op veel basisscholen en tref verschillende manieren aan om dit te doen.
Doorgaans kom je een keurig ingerichte tafel tegen zoals op de foto met handgel, pen en papier om je gegevens achter te laten. Iemand verzamelt de briefjes die worden ingevuld door de bezoekers van de school. Soms zie je een A4 tje waarop al diverse gegevens zijn achtergelaten... niet echt AVG. Beter is een afgesloten brievenbus waar je de briefjes in kan deponeren.
Vaak is er niemand aanwezig wanneer je bij zo'n tafeltje je gegevens achter laat. Dat is ook wel logisch: iedereen is aan het werk. Er is niet ineens iemand ambulant die zorg kan dragen voor de registratie. Hoe goed het tafeltje erbij staat varieert. Soms heb je pech en ligt er bijvoorbeeld geen pen (meer). Persoonlijk heb ik altijd een pen bij me, want ik heb wat met pennen. Niet dat ik ze graag meeneem, dat dan weer niet. Het heeft een andere oorzaak. Toen ik nog voor de klas stond was het een steeds weer terugkerend ritueel: een leerling is een pen kwijt of hij is zo afgekloven dat er niet meer mee te schrijven valt. Als juf weet ik maar al te goed wat er gebeurd met pennen die je uitleent: ze worden in de mond gestopt, op gekauwd gebruikt als krabber en soms zelfs in oren gestopt. En hoe schoon waren die handen eigenlijk? Zelf maak ik me er ook schuldig aan: voor ik het weet zit de pen in mijn mond of ben ik ermee aan het spelen. Geen lekker idee, zeker als je weet dat deze pen in verschillende handen (en meer...) is geweest. Daarom labelde ik mijn pennen altijd met mijn naam erop zodat ik wist welke pen van mij was en dus geen leenpen. Maar dat bleek geen waterdicht systeem, dus vandaar mijn gewoonte om een pen in de tas te hebben. Dus je kunt het ook anders bekijken: je hebt geluk als er geen pen ligt. Die pen is namelijk in handen van diverse mensen geweest en misschien was het zelfs wel een leenpen.
Maar hoe laat je je gegevens achter zonder pen? Je kunt ook denken aan digitale bezoekersregistratie met een QR code waarbij bezoekers op hun eigen mobiel gegevens insturen. En dan bedoel ik niet alle mooie aanbiedingen van bedrijven die dit volledig uit handen nemen, ten slotte hebben we in het onderwijs hier geen geld voor. Alle scholen die gebruik maken van Microsoft 365 hebben de tool al in hun bezit om dit zelf te kunnen maken: Forms!
Wat kunnen voordelen zijn van digitaal registreren?
Contactloos
AVG (bezoekers zien elkaars gegevens niet)
Snel (en bovendien altijd leesbaar)
Gegevens van bezoekers staan op datum/tijd in een Excel document
Meerdere mensen tegelijk registreren (geen rij)
Duurzaam: geen papier en kopieermachine nodig
Mijn ervaring is dat veel onderwijspersoneel nog helemaal niet zo bekend is met Forms, laat staan bekwaam is in het maken van digitale vragenlijsten (of toetsen). Persoonlijk vind ik Forms een geweldige tool. Naar mijn mening veel beter dan het arbeidsintensieve mailen naar collega's om bijvoorbeeld een schoolactiviteit te evalueren. Nog steeds ontvang ik dit soort berichten met de vraag: "Kies even voor allen beantwoorden". De rillingen lopen me dan over de rug. Hetzelfde mailtje soms wel 30 keer in mijn inbox te krijgen vind ik geen pretje. En voor degene die de gegevens weer moet verwerken is het een hele bak met werk. Het doet me een beetje denken aan boekjes kopiëren in de tijd dat we een kopieer apparaat hadden waar de sorteerfunctie nog niet op zat. Maar ja, als je de mogelijkheden niet kent lijkt dit misschien wel een betere oplossing dan een leerling met de papieren versie de klassen rond te laten gaan onder lestijd.
Omdat ik het graag anders zou willen zien deel ik mijn kennis over Microsoft 365 met anderen zodat ook zij het gemak ervan gaan ervaren. Het is al lang niet meer zo dat je een halve programmeur moet zijn om een goed uitziend digitaal formulier in elkaar te zetten. Daarom heb ik een zondag besteed aan het maken van een playlist om de digitale bezoekersregistratie op school te kunnen regelen met Forms.
”Maar gaan bezoekers dit dan wel doen?”; dat was een vraag onder mijn FB post over de playlist. Een reële vraag denk ik. Hoewel de meeste mensen zo ongeveer vergroeit zijn met hun mobiel kennen ze niet alle mogelijkheden die erop zitten. De QR code is weer ‘terug van weg geweest’: betalen met een QR code, inchecken bij de sportschool, bij het ziekenhuis voor de Corona check, op steeds meer plekken zie je die optie. Niet als enige, want natuurlijk moet je ook de analoge versie aanbieden voor de mensen die b.v. geen smartphone hebben.
Ik denk dat wanneer je er een instructie naast zet over QR codes scannen de meeste mensen een positieve gebruikerservaring opdoen en hierin een digitaal stapje maken. Vaak is de camera richten op de code al voldoende (IPhone of Android >8), maar anders kan je ook de browser gebruiken:
In de playlists zit ook een filmpje over hoe je QR codes kunt openen in diverse browsers. Zonde als je mogelijkheden op je mobiel niet gebruikt toch?
Natuurlijk kun je ook als argument gebruiken dat het veel (extra) werk is of dat niemand weet hoe je dit moet regelen of dat je denkt dat bezoekers dit toch niet gaan doen en alleen de papieren registratie handhaven. Waarschijnlijk verwachten ouders en zeker kinderen ook niet dat de school dit soort 'hippe dingen' doet. Want zeg nou eerlijk, het (basis)onderwijs sjokt er vaak maar wat achteraan. Digitale geletterdheid? Daar werken we aan als we een uurtje 'over' hebben en dat gebeurt nou eenmaal niet vaak. Natuurlijk zijn er wel voorlopers en goede voorbeelden te vinden in onderwijsland, maar dat geldt helaas niet voor het merendeel.
Maar ik blijf hoop houden: we kunnen het wel!
Laat dit dan voor velen een eerste kennismaking zijn met het maken van Forms en wie weet wordt het vaker ingezet als (formatieve) toets of als evaluatie-tool voor personeel en/of ouders.